Seminar
MATERI
MATA
KULIAH SEMINAR
DI
SUSUN OLEH:
Bagus
Kurniawan
2114R0773
STMIK HIMSYA SEMARANG
PRODI
TEKNIK INFORMATIKA
TAHUN 2019
KATA
PENGANTAR
Puji syukur
kita panjatkan kehadirat Allah SWT, atas limpahan rahmat serta hidayah-Nyalah
sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu. Makalah
ini membahas tentang, “Materi Seminar” yang
merupakan pembahasan dalam mata kuliah “Seminar”
Terimakasih,
atas arahan dan bantuan dari bapak Septia Lutfi, M.Kom sebagai
Dosen Pengampu mata kuliah “Seminar” dan semua
pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan makalah ini.
Penulis
berharap, makalah ini dapat memberi manfaat bagi kita semua, dalam hal ini
dapat menambah wawasan kita mengenai apa saja yang terdapat dalam seminar.
Penulis minta maaf jika ada di dalam penyusunan makalah ini masih terdapat
kekurangan, oleh karena itu kritik dan saran yang membanngun, penulis harapkan
untuk kesempurnaan makalah, agar dapat melalukan perbaikan semoga apa yang anda
berikan mendapat balasan dari Allah S.W.T. amin.
Semarang, 01 Maret 2019
Penulis
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i
KATA PENGANTAR .................................................................................... ii
DAFTAR ISI .................................................................................................. iii
BAB I PENDAHULUAN
.............................................................................. 1
1.1. Latar Belakang ....................................................................................... 1
1.2. Rumusan Masalah .................................................................................. 2
1.3. Tujuan ................................................................................................... 2
BAB II PEMBAHASAN
............................................................................... 4
2.1. Penegertian Seminar ............................................................................... 4
2.2. Konsep-konsep Seminar ......................................................................... 4
2.3. Ruang Lingkup
Seminar ........................................................................ 10
2.4. Para Pelaku Seminar
............................................................................... 12
2.5. Kepanitiaan Seminar
.............................................................................. 16
2.6. Kesekertariatan
Seminar ........................................................................ 18
2.7. Tempat Seminar ..................................................................................... 25
2.8. Persiapan Seminar .................................................................................. 31
2.9. Susunan Acara Dan
Keprotokolah Seminar ........................................... 35
2.10. Penyelenggaraan
Seminar ...................................................................... 34
2.11. Unsur-Unsur Yang Ada Dalam Seminar ............................................... 38
2.12. Kelebihan Dan
Kekurangan Seminar ..................................................... 41
2.13. Manfaat Diselenggarakanya
Seminar ..................................................... 42
BAB III PENUTUP ........................................................................................ 44
3.1. Kesimpulan ............................................................................................ 44
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 45
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Di dalam kehidupan berorganisasi tentu kita menemukan
berbagai masalah yang harus dipecahkan. Dalam memecahkan masalah-masalah
tersebut, kita membutuhkan alternatif pemecahan masalah yang tepat dalam
pembahasan masalah yang akan dikaji. Salah satu alternatif yang bisa kita
lakukan adalah dengan mengadakan seminar.
Seminar pada
umumnya merupakan sebuah bentuk pengajaran akademis, baik di sebuah universitas
atau perguruan tinggi maupun diberikan oleh suatu organisasi komersial atau
profesional. Sebuah seminar biasanya memiliki fokus pada suatu topik khusus
yang akan dibahas, di mana mereka yang hadir dapat berpartisipasi secara aktif.
Seminar seringkali dilaksanakan melalui sebuah dialog dengan seorang moderator
seminar, atau melalui sebuah presentasi hasil penelitian dalam bentuk yang
lebih formal. Biasanya, para peserta bukanlah seorang pemula dalam topik yang
didiskusikan (di universitas, kelas-kelas seminar biasanya disediakan untuk
mahasiswa yang telah mencapai tingkatan atas). Sistem seminar memiliki gagasan
untuk lebih mendekatkan mahasiswa kepada topik yang dibicarakan.
Di beberapa seminar
dilakukan juga pertanyaan dan debat. Seminar memiliki sifat lebih informal
dibandingkan sistem kuliah di kelas dalam sebuah pengajaran akademis. Perlu
dicatat bahwa di beberapa universitas Eropa sebuah seminar dapat berarti kelas kuliah yang besar, khususnya ketika
dibawakan oleh ahli yang termasyhur (tanpa memperhatikan jumlah hadirin atau
jangkauan mahasiswa yang berpartisipasi dalam diskusi).
Seminar berfungsi
untuk menyatukan kelompok-kelompok kecil untuk melakukan pertemuan yang
berulang, dan berkali-kali dengan fokus pada beberapa mata pelajaran / topik
tertentu, di mana setiap orang yang hadir diminta untuk secara aktif
berpartisipasi.
Berdasarkan latar
belakang di atas, maka dalam makalah ini akan menguraikan hal-hal yang
berkaitan dengan seminar sebagai salah satu mata kuliah wajib mahasiswa tingkat
akhir.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar
belakang di atas, dapat dirumuskan masalah sebagai berikut:
1)
Apakah pengertian dari seminar?
2)
Apa sajakah konsep-konsep seminar?
3)
Apa sajakah ruang lingkup seminar?
4)
Siapa sajakah para pelaku seminar?
5)
Bagaimanakah kepanitiaan seminar?
6)
Bagaimanakah kesekertariatan seminar?
7)
Bagaimanakah tempat seminar?
8)
Bagaimanakah persiapan seminar?
9)
Bagaimanakah susunan acara dan keprotokolah seminar?
10)
Bagaimanakah penyelenggaraan seminar?
11)
Apa sajakah unsur-unsur seminar?
12)
Apa kelebihan dan kekurangan seminar?
13)
Apa saja manfaat seminar?
1.3. Tujuan
Berdasarkan latar
belakang di atas, tujuan dalam pembuatan makalah ini adalah sebagai berikut:
1) Memahami pengertian
dari seminar.
2) Memahami konsep
seminar.
3) Memahami ruang
lingkup seminar.
4) Memahami para
pelaku seminar.
5) Memahami
kepanitiaan seminar.
6) Memahami
kesekertariatan seminar.
7) Memahami tempat
seminar.
8) Memahami persiapan
seminar.
9)
Memahami susunan acara dan keprotokolah.
10)
Memahami penyelenggaraan seminar.
11)
Mengetahui unsur seminar.
12)
Mengetahui kelebihan dan kekurangan seminar.
13)
Memahami manfaat seminar.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Pengertian Seminar
Seminar berasal
dari bahasa Latin
seminarium yang berarti tempat menanam benih. Menurut Yuzal, dkk (2013:7), seminar
merupakan suatu pertemuan ilmiah yang membahas suatu masalah yang diikuti
banyak peserta dan mereka yang ahli di bidangnya yang pada akhirnya akan
diperoleh suatu rumusan yang disepakati bersama.
Kemudian Kamdhi
(2003:47) mengemukakan bahwa, ”seminar adalah suatu bentuk komunikasi
verbal yang bersifat ilmiah untuk membahas suatu masalah yang menyangkut kepentingan
bersama dan mendesak dengan berpijak pada prasaran (uraian singkat mengenai
suatu masalah) dari sudut pandang tertentu serta tanggapan-tanggapan dan
diskusi sehingga terumuskan suatu pemecahan yang akurat.
Dalam Kamus Besar
Bahasa Indonesia (2012:776), seminar adalah pertemuan untuk menyelidiki dan
membahas sesuatu masalah di bawah pimpinan mahaguru atau orang ahli.
Dari beberapa
pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa seminar adalah suatu pertemuan ilmiah
untuk menyelidiki dan membahas suatu masalah yang menyangkut kepentingan
bersama dan mendesak dengan berpijak pada prasaran dari
sudut pandang tertentu di bawah pimpinan mahaguru atau orang ahli sehingga terumuskan
pemecahan yang akurat.
2.2. Konsep-Konsep Seminar
1)
Konferensi
Konferensi
(conference) merupakan suatu pertemuan resmi para ahli atau pakar dari berbagai
instansi dan lembaga dengan tujuan mencoba menyepakati hal-hal yang penting dan
khusus, sehingga diperoleh hasil yang lebih baik atau memadai, karena
diungkapkan dari pemikiran-pemikiran para ahli.
Umumnya
suatu konferensi merupakan ajang pertemuan yang bersekala luas, baik tingkat nasional maupun internasional, melibatkan peserta
dari berbagai negara dengan kualifikasi khusus.
Contoh
konferensi seperti itu adalah “Konferensi Hak-Hak Asasi Manusia Sedunia” (International Human Rights Conference),
atau “Konferensi Pemberantasan dan Pencegahan Flu Burung di Kawasan ASEAN”.
2)
Permasalahan
Kongres
(congress) merupakan forum bertemunya
wakil-wakil yang berwenang dari suatu kelompok atau organisasi yang mempunyai
kekuasaan tertinggi dalam menentukan pedoman, kebijakan-kebijakan, program
kegiatan dan adakalnya membentuk
kepengurusan dari kelompok atau organisasi. Sama dengan konferensi, kongres
juga dapat berskala nasional maupun internasional.
Dalam
lingkup internasional, misalnya ada Kongres Taman Nasional Sedunia (World National Parks Congress) atau
Kongres Guru Sedunia (World Teachers Congress), peserta dari kongres-kongres tersebut adalah
wakil-wakil dari Pengelola Taman Nasional tiap negara atau Organisasi Guru di
suatu Negara.
Dalam
lingkup lokal maupun nasional, banyak
diselenggarakan kongres oleh
berbagai kelompok atau organisasi, misalnya Kongres Nasional Ikatan Arsitek
Indonesia, menyelenggarakan kongres di suatu tempat dan dihadiri oleh
wakil-wakil ikatan arsitek dari tiap
provinsi atau Kongres Nasional Persatuan Ahli Penyakit Dalam Indonesia
(Congress of Indonesian Internist Association) yang dihadiri oleh Pengurus
Pusat dan Cabang organisasi tersebut.
3)
Seminar
Banyak
definisi yang dibuat oleh para pakar untuk seminar
namun intinya adalah seminar (seminarium –
bahasa latin – tanah tempat menanam benih) merupakan suatu pertemuan ilmiah
yang membahas suatu masalah yang diikuti banyak
peserta dan mereka yang ahli di bidangnya yang pada akhirnya
akan diperoleh suatu rumusan yang disepakati bersama.
Berikut
ini disampaikan beberapa definisi lain mengenai seminar.
a)
Pemecahan Masalah
“Seminar
merupakan suatu kegiatan pemecahan masalah pada tema tertentu yang telah
ditetapkan yang melibatkan para pakar, biasanya dari perguruan tinggi sebagai
pembawa makalah atau pembanding/penyanggah”.
b)
Pembahasan Studi Kasus atau Topik Tertentu
“Seminar adalah
kegiatan yang diadakan dalam rangka
membahas suatu studi lkasus atau suatau topik tertentu, yang biasanya diikuti banyak peserta, dipimpin oleh seorang yang
ahli dalam bidang yang dipelajarinya, sehingga seminar tersebut berfungsi
memberikan kesempatan diskusi kepada para persertanya dan menstimulasi partisipasi anggota kelompok menjadi aktif”.
c)
Pertemuan Mahasiswa Bidang Keilmuan Tetentu
Seminar
merupakan pertemuan sejumlah mahasiswa perguruan tinggi
bidang keilmuan tertentu di bawah
pimpinan mahaguru yang bersangkutan”.
d)
Pertemuan Sekelompok Ahli
“Seminar adalah
pertemuan sekelompok ahli atau pakar yang sedang mengkaji kebenaran hasil penelitian
ilmiah di masyarakat di luar kalangan
perguruan tinggi”.
e)
Pembahasan Hasil Penelitian Ilmiah
“Seminar
merupakan pembahasan ilmiah (hasil penelitian) yang dipimpin
oleh seorang atau beberapa ahli,
dan dihadiri oleh beberapa penyanggah”.
f)
Pertemuan Para Spesialis
“Seminar adalah
pertemuan para spesialis”.
Adakalanya
sebuah seminar dilanjutkan dengan lokakarya yang
akan membahas hasil seminar tersebut secara lebih mendalam dalam forum
peserta yang lebih sedikit dan waktu
yang agak relatif longgar.
Keuntungan dari dua kegiatan yang dilakukan secara
berurutan ini adalah hasil yang diperoleh lebih fokus, tidak perlu mengumpulkan
kembali para pakar dalam waktu yang lain, dan isu
yang dibicarakan masih hangat. Kegiatan penggabungan kedua kegiatan ini
disebut juga sebagai Semiloka, yaitu
Seminar dan Lokakarya.
g)
Simposium
Simposium (symposium) agak mirip dengan seminar,
simposium berasal dari bahasa Latin, yang artinya “pertemuan”.
Simposium
merupakan suatu rangkaian ceramah yang diberikan oleh dua atau sampai lima orang, dengan topik yang berlainan, tetapi
berhubungan erat satu sama lain yang bertujuan untuk memberikan kesempatan
kepada peserta untuk menganalisis beberapa aspek yang saling berhubungan dan
yang dapat diperdebatankan, serta
membantu peserta untuk dapat
mengerti hubungan dari macam-macam bagian dari satu tajuk atau inti permasalahan.
Simposium dipimpin
oleh seorang moderator dan mengkoordinasi
jalannya pembicaraan dari pembicara atau pembahas dan penyanggah serta pertanyaa-pertanyaan
yang diajukan oleh perserta.
Dalam sebuh
simposium, peserta dapat mengajukan pendapat atau pertanyaan setelah pembicara atau
penyanggah selesai berbicara. Contoh misalnya untuk membahas masalah ancaman
narkoba terhadap pemuda. Simposium merumuskan pandangan-pandangan dari para
pembicara atau peserta namun tidak ada suatu kesimpulan akhir yang diambil.
4)
Lokakarya
Lokakarya
atau workshop atau academic workshop adalah pertemuan dari
orang-orang yang berpengalaman dan betanggung jawab dan ahli-ahli yang dapat
membantu peserta guna membicarakan masalah atau pelajaran mereka yang dirasakan
sukar untuk dipecahkan sendiri dan bersama-sama mencari solusinya.
Peserta
lokakarya berasal dari kelompok yang homogen dalam jumlah yang relatif sangat
terbatas, sehingga setiap peserta dapat berbicara secara aktif dan intens sehingga keterlibatan peserta
dalam pembicaraan lebih dinamis.
Lokakarya
mempunyai topik tertentu atau pokok pembicaraan misalnya Peran Mahasiswa dalam
Dunia Politik.
Lokakarya
dapat dilakukan dalam rangka menindaklanjuti hasil atau rumusan suatu seminar
untuk tema atau topik yang sama.
5)
Panel (Diskusi Panel)
Panel,
atau diskusi panel (panel discussion) atau
pertukaran pikiran merupakan suatu pertemuan untuk mendengarkan percakapan
antara 3-6 orang panelis yang mengemukakan topik-topik tertentu atau topik yang
spesifik yang telah di tentukan terlebih dahulu dan dipimpin oleh seorang
moderator untuk didiskusikan bersama sehingga diperoleh masukan tentang
pendapat-pendapat yang berbeda dan peserta distimulasi untuk berdiskusi.
Perbedaan
pendapat antara panelis merupakan hal yang biasa, karena dalam diskusi panel
tidak akan diambil suatu kesepakatan atau keputusan. Perbedaan pendapat justru
akan merupakan stimulus bagi hadirin dalam menambah wawasan berpikir mereka.
Peran
hadirin biasanya tidak diberi kesempatan berbicara untuk mengemukakan
pendapatnya selama panelis berdiskusi dan perannya hanya sebagai pendengar yang
dapat merangsang cara berpikir mereka dengan mendapatkan berbagai perspektif
pandangan yang disampaikan panelis.
Setelah
selesainya diskusi para panelis, hadirin
dapat membentuk kelompok- kelompok kecil untuk melakukan
diskusi lanjutan.
Jumlah
peserta diskusi biasanya sangat dibatasi agar diskusi berjalan lebih efektif.
6)
Diskusi
Sedikit
berbeda dengan Diskusi Panel, Diskusi (discussion)
disini adalah pembicaraan mengenai hanya suatu topik dengan tujuan untuk
merumusakan kepentingan bersama.
Diskusi
biasanya diikuti 6-20 orang peserta, dipimpin oleh seorang pimpinan
diskusi/moderator, guna memecahkan atau menyelidiki suatu masalah, dimana
setiap peserta dapat saling tukar pendapat dan membina teamwork yang solid.
7)
Forum
Forum
merupakan suatu diskusi terbimbing yang diikuti banyak misalnya 25 orang,
dengan narasumber yang mendiskusikan berbagai masalah.
Para
peserta dalam forum dapat saling bertanya atau menanyakan kepada narasumber
yang ada, mengemukakan pikiran dan perasaannya, narasumber akan berbicara
menurut kebutuhan dan kepentingan peserta. Dalam forum ini, peserta dapat
berpatisipasi penuh dan memperoleh pengetahuan dari narasumber maupun
peserta lainnya dan
peran pimpinan forum sangat membantu kelancaran diskusi.
Tempat
duduk antara peserta dengan narasumber dalam forum tidak terpisah, seorang
pembicara atau peserta forum, kalau sudah selesai berbicara, akan kembali ke
temapat duduknya semula.
Dalam
forum tidak ada keputusan yang diambil, pimpinan
forum hanya menyampaikan ikhtisar
pembicaraan dan himbauan kepada semua
pihak yang telah
mengikuti forum pada saat forum berakhir.
8)
Debat
Debat
(debate) merupakan sebuah metode
pertemuan diama pihak yang pro dan kontra dapat menyampaikan pendapat mereka.
Debat
bisa mempertajam, membangkitkan analisis dari kelompok, menimbulkan daya tarik
dan dapat diikuti oleh sejumlah peserta. Dalam pelakasaannya, debat dapat
diikuti dengan suatu tangkisan atau tidak sesuai dengan kesepakatan yang telah ditentukan terlebih dahulu,
anggota kelompok dapat juga bertanya kepada peserta debat atau pembicara.
Debat
dengan skala nasional maupun internasional kadang kala disaksiakan oleh banyak
orang melalui tayangan televisi atau didengarkan melalui siaran radio, seperti
halnya debat para calon presiden, yang berdebat mengenai program-program ilmiah
dari para calon kalau nanti meraka terpilih. Moderator mengatur jalannya debat
agar tertib dan pembicaraan agar tidak keluar dari hal yang diperdebatkan.
9)
Sarasehan
Sarasehan
merupakan bentuk pertemuan yang dihadiri oleh sekelompok undangan tertentu
untuk membicarakan suatu masalah dengan cara yang
informal dan dalam suasana yang
rileks, bahkan tempat duduk peserta cukup dilantai saja atau yang dikenal
dengan istilah lesehan.
Dalam
pertemuan ini ada yang memimpin dan hadirin atau peserta dipersilahkan dengan bebas dan terbuka, dan secara rileks
dalam suasana yang informal dan ceria menyampaikan gagasan dan saran untuk
pemecahan permasalahan tertentu yang
menjadi topik pembicaraan.
Banyak
hal yang dapat diselesaikan dan dipecahkan
dengan cara sarasehan ini, daripada pertemua-pertemuan yang bersifat lebih formal karena pesertanya tidak terikat
dengan aturan-aturan baku.
2.3. Ruang Lingkup
Seminar
Dari ruang lingkupnya
seminar dapat dibedakan atas tiga tingkatan, yaitu:
1) Seminar Lokal
Pengertian seminar
lokal dikemukakan oleh Yuzal, dkk (2013:34) berikut ini:
Seminar lokal
merupakan seminar yang dilaksanakan oleh suatu lembaga atau departemen yang
pesertanya berasal dan dalam lingkungan lembaga atau departemen itu sendiri
atau juga dapat mengikutsertakan peserta dari daerah yang masih berada di bawah
lembaga atau departemen yang bersangkutan.
Seminar ini
mempunyai cakupan yang kecil, baik jumlah peserta maupun materi yang diseminarkan,
dan biasanya dilaksanakan di kampus-kampus perguruan tinggi, dengan pemakalah
atau penceramah lokal serta peserta yang hanya terdiri dari para mahasiswa dari
perguruan itu sendiri.
2) Seminar Nasional
Pengertian seminar
nasional dikemukakan oleh Yuzal, dkk (2013:34) berikut ini:
Seminar nasional
cakupannya lebih luas dibandingkan dengan seminar lokal, pesertanya berasal
dari berbagai tempat atau daerah, pembicaranya juga dari kalangan tertentu yang
berskala nasional dengan materi yang tentunya lebih berbobot dan tempat
penyelenggaraannya biasanya dilakukan di hotel-hotel besar atau di balai
sidang.
3) Seminar Internasional
Seminar ini
dihadiri oleh peserta yang berasal dari dalam maupun luar negeri, membahas
isu-isu yang terkait dengan masalah-masalah global, dengan pembicara
tokoh-tokoh penting dari alam negeri maupun manca negara (Yuzal, dkk, 2013:34).
Seminar bertaraf
internasional yang pesertanya berasal dari negara-negara di kawasan tertentu
saja disebut seminar regional. Penyelenggaraan seminar Internasional agak
sedikit merepotkan dibandingkan dengan seminar nasional, karena harus
menyediakan fasilitas-fasilitas seminar yang tidak diperlukan dalam semminar
nasional, seperti penerjemah dan petugas-petugas yang bisa berbahasa asing.
Masih dalam ruang lingkup seminar dikenal adanya seminar
terbatas yaitu seminar yang terbatas waktunya, terbatas pesertanya atau
terbatas tema atau topik.
2.4. Para Pelaku Seminar
Pelaksanaan dan
suksesnya sebuah seminar adalah berkat kerja sama berbagai pihak yang
masing-masing mempunyai perannya sendiri-sendiri. Berikut ini adalah para
pelaku yang terlibat dalam proses pelaksanaan sebuah seminar.
1)
Pembawa Acara
Orang yang bertugas
membawakan acara dalam suatu kegiatan tertentu disebut pembawa acara atau
pemandu acara (Trianto, 2007:90). Seorang Pembawa Acara hendaknya dapat membuat
dan menciptakan suasana seminar menjadi bergairah, hangat, dan bersahabat serta
tidak monoton, sehingga tidak membosankan para peserta. Harus diingat pula
bahwa Pembawa Acara akan menjadi pusat perhatian dari mereka yang hadir dalam
seminar. Untuk itu seorang Pembawa Acara harus tampil percaya diri, intelek,
luwes, berjiwa besar, berperilaku sopan dan menarik.
Menurut Yuzal, dkk
(2013:43-44), pembawa acara (Master of Ceremony, MC) dalam sebuah seminar mempunyai tugas, antara lain:
a)
Mengumumkan bahwa seminar akan dimulai dan mempersilahkan
para hadirin untuk menempati tempat duduk yang telah disediakan;
b)
Membacakan susunan acara dan mempersilahkan penanggung jawab
seminar untuk menyampaikan sambutan atau laporannya;
c)
Jika seminar dibuka oleh seseorang tertentu (keynote speaker), maka
pembawa acara mempersilahkan kepada yang bersangkutan untuk membuka seminar dan
nanti pada waktu penutupan;
d)
Menyampaikan pengumuman-pengumuman atau informasi yang perlu
diketahui oleh hadirin;
e)
Mempersilahkan Moderator, Pemakalah, Pembanding, dan Notulis
untuk menempati tempat duduk mereka pada waktu sesi suatu acara akan dimulai;
f)
Membacakan biodata atau CV singkat pada Moderator yang akan
memimpin jalannya seminar;
g)
Menyerahkan acara kepada Moderator sampai selesainya satu
sesi.
Pembawa Acara yang baik tentu terlebih dahulu akan
berkonsultasi dengan panitia seminar mengenai acara yang akan dibawakannya,
mempelajari dan membaca karakteristik para hadirin secara umum, mengenali tempat
seminar maupun kelengkapannya, menguasai teknik penampilan di depan umum, tidak
membuat gerakan-gerakan tubuh yang tidak perlu, tidak membuat lelucon yang
tidak lucu, dan berpikir serta bertindak cepat, serta mempunyai rencana
cadangan apabila terjadi sesuatu di luar dugaan pada saat acara berlangsung.
2)
Keynote Speaker
Pengertian keynote speaker dikemukakan oleh Yuzal, dkk (2013:45) berikut ini.
Keynote speaker atau pembicara kunci adalah sosok yang
diharapkan dapat memberikan pengaruh yang signifikan atau nilai tambah terhadap
suksesnya sebuah seminar dan biasanya mereka adalah orang atau tokoh penting
dalam pemerintahan atau negara, dan bisa juga tokoh masyarakat yang
berpengaruh.
Pengertian Keynote Speaker juga dikemukakan Djajendra (dalam http://djajendra-motivator.com/?p=8217 diakses
03 Maret 2019) berikut ini.
Keynote Speaker adalah seorang pembicara
utama yang menyampaikan pesan secara garis besar, dalam durasi waktu minimal 45
menit dan maksimal dua jam. Seorang Keynote Speaker tidak
untuk membicarakan rincian dari ide-ide strategis secara mendalam, tetapi untuk
menyampaikan kekuatan inti dari tujuan pertemuan dalam bahasa optimis dan
positif.
Keynote Speaker biasanya hanya hadir
pada waktu acara pembukaan seminar dengan menyampaikan pidato singkat (keynote
speech), dan pada acara penutupan nantinya akan hadir lagi keynote speaker yang lain untuk penutup seminar.
3)
Moderator
Menurut Yuzal, dkk
(2013:47), moderator adalah orang yang memimpin jalannya sebuah seminar dengan
tugas antara lain.
a)
Menaiki panggung bersama pemakalah dan pembanding (kalau
ada).
b)
Memperkenalkan diri dan mengucapkan salam serta memberikan
sedikit ulasan pengantar materi dan hal-hal apa saja yang diharapkan dari
peserta seminar;
c)
Membacakan tata tertib seminar;
d)
Memperkenalkan dan membaca biodata atau curriculum
vitae Pemakalah atau Pembanding;
e)
Mengatur waktu dan arus tanya jawab Peserta dengan Pemakalah;
f)
Meluruskan pembicaraan pada saat terjadi diskusi jika
sekiranya hal itu ke luar dari konteks;
g)
Memberitahukan pemakalah mengenai sisa waktu yang tersedia;
h)
Mengingatkan Pemakalah atau Peserta jika terlihat ada
kecenderungan merugikan jalannya seminar;
i)
Membuat dan membacakan kesimpulan sementara hasil diskusi.
4)
Notulis
Dalam Kamus Besar
Bahasa Indonesia (2012:603), “Notulis adalah orang yang membuat Notula atau
Notulen (dalam rapat dan sidang)”. Notulen merupakan
catatan laporan pendek tentang hal-hal yang dibicarakan atau diputuskan dalam
rapat. Yuzal, dkk (2013:50) mengemukakan bahwa, ”Notulis berfungsi merekam
jalannya seminar dan diskusi secara tertulis dan Notulis juga harus siap
memberikan informasi kepada Moderator, jika sekiranya Moderator
membutuhkannya”.
5)
Pengamat
Menurut Yuzal, dkk
(2013:51), pengamat bertugas mengamati jalannya seminar termasuk diskusi kalau
ada. Seorang pengamat harus memiliki keahlian khusus atau pakar di bidangnya.
Pada kesempatan lain sangat dibutuhkan seorang pengamat mengambil bagian untuk
tampil, misalnya pada saat ada sesuatu yang tidak terpecahkan atau menemui
jalan buntu (stagnant).
6)
Pemakalah
Pemakalah juga
disebut Penceramah. Yuzal, dkk (2013:51) menyatakan bahwa Pemakalah adalah
orang yang membuat atau menyiapkan sebuah makalah dan sekaligus memaparkannya
dalam bentuk ceramah di depan peserta seminar.
Kata lain untuk
Pemakalah adalah Pembicara (Speaker), Panelis (Panelist),
Narasumber atau Pemrasaran (orang yang memberikan saran). Tugas seorang
Pemakalah adalah menyajikan makalah yang dibuatnya serta menjawab pertanyaan
dari peserta seminar tentang materi yang disampaikan melalui Moderator.
7)
Pembanding atau Penyanggah
Pembanding dalam
sebuah seminar adalah Pemakalah lain yang materinya merupakan pembanding dari
materi Pemakalah Utama. Menurut Yuzal, dkk (2013:53), tugas Pembanding adalah
menyampaikan penjelasan atau tanggapan terhadap makalah Pemakalah Utama dan
menjawab pertanyaan dari peserta tentang materi yang disampaikan.
Menurut Yuzal, dkk
(2013:53) tujuan dari adanya makalah pembanding antara lain:
a)
Memberikan wawasan tanbahan pada peserta agar terbentuk
opininya terhadap makalah utama;
b)
Memperjelas eksistensi materi Pemakalah Utama, terutama
setelah terjadi forum diskusi;
c)
Memberikan wawasan tambahan tatkala makalah utama tidak
menyinggungnya; dan
d)
Merupakan sarana untuk memberikan motivasi kepada suasana
seminar secara keseluruhan.
8)
Peserta
Peran para peserta
dalam sebuah seminar sangat signifikan, karena dari pesertalah diharapkan
adanya tanggapan-tanggapan, pendapat, kritik, saran-saran atau
pertanyaan-pertanyaan kepada Pemakalah maupun kepada Pembanding mengenai materi
yang mereka sampaikan.
9)
Tim Perumus
Dalam sebuah
seminar, adakalanya dibentuk suatu Tim Perumus yang bekerja pada akhir
semester. Tim perumus biasanya diketuai oleh Moderator atau peserta yang
dianggap sangat berpengalaman untuk bersama-sama merumuskan hasil seminar.
Tim perumus harus
bekerja cepat, karena hasil rumusan mereka akan segera dibacakan pada saat
penutupan seminar dan kalau mungkin, hasil rumusan yang sudah dicetak dapat
dibagikan kepada peserta seminar bersama-sama dengan pembagian sertifikat
kepesertaan seminar.
2.5. Kepanitiaan Seminar
Ketika
menyelenggarakan sebuah seminar, ada beberapa pilihan, yaitu membentuk panitia
yang khusus untuk kegiatan tersebut atau menyerahkan kepada sebuah perusahaan
jasa yang memang bergerak dalam pengorganisasian kegiatan tersebut yang dikenal
dengan event organizer atau
dalam rangka pembelajaran, membentuk panitia gabungan di antara keduanya. Dalam
Kamus Besar Bahasa Indonesia (2012:636), panitia adalah sekumpulan orang yang bertugas
mengurus sesuatu pekerjaan dan sebagainya. Seandainya penyelenggaraan seminar
diserahkan kepada event organizer, maka harus jelas apa batas-batas kewenangan yang
diberikan, kewajiban, serta hak masing-masing pihak, yang dituangkan dalam
suatu kontrak atau perjanjian kerja sama sebelumnya.
Berikut ini akan
diuraikan masalah-masalah yang terkait dengan kepanitiaan suatu seminar, apakah
panitia yang dibentuk khusus oleh institusi, atau panitia yang berada dalam
organisasi perusahaan
event organizer, maupun panitia gabungan.
1)
Tugas dan Tanggung Jawab Panitia
a)
Tugas
Tugas panitia seminar dikemukakan Yuzal,
dkk(2013:58) berikut ini.
Panitia seminar bertugas menyelenggarakan
seminar sejak terbentuknya kepanitiaan, yakni merencanakan dan melaksanakan
seminar sampai dengan dibubarkannya kepanitiaan tersebut. Tugas panitia baru
dikatakan berakhir apabila sesusai seminar semua hal yang berkaitan, baik
langsung maupun tidak langsung dapat diselesaikan dan dipertanggungjawabkan.
b)
Tanggung Jawab
Pada dasarnya panitia bertanggungjawab
kepada beberapa pihak, yakni kepada.
a.
Peserta yang mengikuti seminar;
b.
Semua personel yang terlibat langsung dalam seminar seperti
Pembawa Acara, Pemakalah, Moderator, Notulis, dan sebagainya;
c.
Pihak atau institusi yang memberi tugas; dan
d.
Masyarakat banyak sebagai pertanggungjawaban moral dan
keilmuan.
2)
Susunan Kepanitiaan
Contoh 1
·
PANITIA PENGARAH/PENGENDALI
-
Penanggung Jawab
-
KetuaAnggota
·
PANITIA PENYELENGGARA
-
Ketua
-
Wakil Keltua I/II
-
Sekretaris/Wakil Sekretaris
-
Bendahara/Wakil Bendahara
·
SEKSI-SEKSI
-
Akomodasi/Transportasi
-
Konsumsi/Keamanan/Kesehatan
-
Acara/Protokoler/Persidangan
-
Perlengkapan dan Materi
-
Dokumentasi dan Publikasi
-
Pendanaan dan Sponsorship
-
Pembantu Umum
Contoh 2
·
KETUA PANITIA (PROJECT OFFICER=PO)
Sebagai penanggung jawab secara keseluruhan
atas terselenggaranya seminar.
·
KETUA KOMITE PENGARAH (STEERING COMMITEE=SC)
Bertanggung jawab khusus mengenai keynote
speaker, pemakalah, pembanding, moderator, notulis, peserta, susunan acara,
perumusan, dan penggandaan hasil seminar.
·
SEKRETARIS
·
BENDAHARA
·
SEKSI-SEKSI
Susunan kepanitiaan
suatu seminar sangat tergantung kepada banyak dan jenis kegiatan yang
dilakukan, namun harus tetap pada pertimbangan efisiensi dan efektivitas.
3)
Event Organizer
Yuzal, dkk
(2013:61) mengemukakan bahwa “Event organizer adalah
perusahaan jasa yang bergerak dalam membantu kliennya menyelenggarakan atau
mengorganisasi suatu acara yang tidak ditangani sendiri oleh klien mereka”.
Untuk kegiatan seminar yang penyelenggaraannya diserahkan kepada sebuah
perusahaan event organizer, pemberi tugas tentu harus mengeluarkan sejumlah uang,
di samping untuk pembiayaan acara, juga termasuk keuntungan (management fee/organizer
fee) dari perusahan tersebut. Untuk itu diperlukan suatu perjanjian
tertulis antara para pihak, pemberi tugas, dan pelaksana pekerjaan (event
organizer), sehingga jelas batas hak dan tanggung jawab masing-masing.
2.6.
Kesekertariatan Seminar
Sekretariat
dalam sebuah kepanitiaan seminar, maupun kesekretariatan yang merupakan suatu
kegiatan, merupakan fungsi yang paling dominan
dalam organisasi kepanitiaan seminar, ibarat motor atau mesin sebuah
kendaraan yang merupakan tenaga
penggerak jalannya kendaraan tersebut.
Sekretariat
panitia biasanya langsung berada di bawah sekretaris panitia, yang telah mulai
bekerja sejak awal penetapan panitia, sampai dibubarkannya kepanitiannya
tersebut.
1) Ruang Sekretariat
Sekretariat
memerlukan ruang sekretariat, tempat para petugas bekerja dan tentunya ruangan ini harus dilengkapi
dengan peralatan-peralatan yang diperlukan, seperti antara lain meja, kursi,
mesin ketik, perangkat komputer, printer,
scanner, mesin fotocopy, telepon
dan mesin faks, sambungan internet, alat-alat komunikasi lainnya, alat tulis
kantor (pensil, bolpoin, ordner, stapler, kalkulator, spidol, kertas, buku notes, dan sebagainya).
Dari ruang
sekretariatlah diatur semua persiapan seminar sampai dengan saat seminar
berlangsung, penyiapan bahan-bahan seminar dan pendistribusiannya, menerima
pendaftaran peserta, menerima telepon, dan menjawab pertanyaan-pertanyaan
sekitar seminar yang akan diadakan.
Ada baiknya
ruang sekretariat dilengkapi dengan papan tulis atau whiteboard untuk keperluan mencatat jadwal acara panitia, catatan-catatan
penting yang harus diketahui semua anggota panitia, dan untuk keperluan diskusi
panitia, ruang sekretariat dapat pula dilengkapi dengan flip chart (lembaran kertas), yaitu
lembaran-lembaran kertas kosong seukurang kertas koran, yang bagian atasnya dijepitkan pada papan
penopang berbentuk kuda-kuda (easle).
Mungkin pada
tahap persiapan, ruang sekretariat bisa berlokasi di tempat
lain, namun pada saat seminar
berlangsung sebaiknya ruang sekretariat berdekatan dengan ruang atau tempat
seminar, sehingga memudahkan panitia untuk menghubungi petugas sekretariat bila
diperlukan.
2)
Perizinan dan Ikatan Kerja
Hal-hal yang
berhubungan dengan perizinan penyelenggaraan seminar maupun perikatan dengan
pihak lain, bisa dikoordinasikan oleh
sekretaris panitia yang membawahi sekretariat, di mana anggota sekretariat bisa
menyiapkan bahan-bahan dan materi yang diperlukan
dalam pengurusan perizinan maupun ikatan kerja.
a) Perizinan
Kalau perizinan
merupakan persyaratan dalam penyelenggaraan suatu seminar, panitia harus segera
mengurus izin tersebut kepada pihak yang berwenang.
Permohonan izin
tersebut dilakukan setelah panitia menetapkan tanggal dan tempat diselenggarakannya seminar, dan dipastikan izin
tersebut telah diperoleh beberapa hari
sebelum pelaksanaan seminar.
Kalau permohonan
izin penyelenggaraan seminar menjadi tanggung jawab pemilik gedung atau event organizer, maka panitia wajib
memantau prosesnya untuk memastikan keluarnya izin dimaksud.
b) Ikatan
Kerja
Seperti telah
disinggung di atas, setiap kegiatan
seminar yang melibatkan pihak lain, panitia harus membuat kontrak atau surat
perjanjian, yang menjamin adanya kepastian hukum atas hak dan kewajiban para
pihak. Misalnya kalau penyelenggaraan
seminar melibatkan pihak sponsor,
maka harus ada kontrak atau perjanjian antara panitia dengan para sponsor, kalau seminar tidak menggunakan
gedung atau ruangan milik sendiri,
harus ada kontrak antara panitia dengan pemilik gedung
atau ruang seminar.
Begitu pula
kalau pasokan konsumsi berasal dari perusahaan katering, panitia harus membuat
perjanjian dengan pengusaha jasa katering,
atau pendokumentasi acara
seminar oleh sebuah biro jasa, harus dibuatkan pula perjaniannya. Jika
penyelenggaraan seminar diserahkan kepada event
organizer, panitia harus membuat atau menandatangani surat perjanjian
dengan event organizer yang bersangkutan.
Ikatan kerja
harus dibuat di atas kertas bermaterai, dan untuk jumlah transaksi yang relatif besar nilainya, ada
baiknya dilakukan di depan notaris.
3)
Bahan Seminar / Makalah
Sekretariat
bertanggung jawab menyiapkan bahan seminar berupa makalah sejak diterimanya
konsep (naskah makalah) tersebut dari Pemakalah, sampai dengan proses
penggandaan dan pendistribusiannya kepada para peserta seminar, bahan seminar
(makalah) tersebut dapat berbentuk Teks Lengkap atau berupa Handouts (kerangka pikir).
Dalam sebuah
seminar sebaiknya diusahakan agar makalah Pemakalah Utama maupun makalah
Pembanding sudah disampaikan kepada peserta seminar beberapa hari sebelum
berlangsungnya seminar untuk dipelajari materinya oleh peserta, sehingga
jalannya seminar nantinya lebih efisien dan efektif.
Namun, banyak
Pemakalah yang tidak mau atau keberatan kalau makalah mereka dibagikan sebelum mereka melakukan
presentasi, karena akan mengganggu
jalannya presetasi tersebut,
sebab para peserta lebih asyik membaca makalah daripada mendengarkan uraian
dari Pemakalah, atau Pamakalah hanya memberikan
handouts saja
kepada para peserta, guna
membantu memahami kerangka pikir Pemakalah.
Kemungkinan-kemungkinan tersebut harus diantisipasi oleh sekretariat untuk
menyiapkan bahan seminar dimaksud.
4)
Undangan
Sekretariat
harus menyiapkan undangan seminar, dan memperhitungkan waktu penyampaiannya
kepada calon peserta seminar, jangan terlalu lama, dan jangan pula terlalu
dekat dengan waktu pelaksanaan seminar (Hari H).
Materi undangan
berisi informasi tentang waktu dan tempat pelaksanaan seminar serta pokok-pokok
acara, dan untuk tempat seminar yang belum familiar dengan publik, ada baiknya dibuatkan denah lokasi yang jelas.
Kalau calon
peserta harus membayar untuk mengikuti seminar tersebut, dalam undangan harus
dijelaskan jumlah yang harus dibayar
dan tata cara pembayarannya.
Dalam undangan
seminar, juga disertakan secarik kertas kecil untuk diisi oleh calon peserta guna memastikan kehadiran mereka.
5) Buku Panduan
Pada
seminar-seminar yang berskala nasional maupun internasional, biasanya panitia
menerbitkan Buku Panduan Seminar yang memuat informasi-informasi yang
dibutuhkan oleh peserta seminar. Buku
Panduan tersebut juga memuat berbagai informasi lain yang berguna bagi peserta
seminar, seperti jadwal penerbangan, kereta api, info tentang hotel, tempat-
tempat wisata dan belanja, rumah sakit.
Bahkan pada
seminar-seminar yang berskala internasional,
Buku Panduan dibuat lebih dari satu
bahasa yang juga memuat profil negara dan kota penyelenggara seminar, panduan berbelanja bagi orang asing,
contoh-contoh ucapan atau percakapan sehari-hari (misalnya Terima Kasih,
Selamat Pagi, dan sebagainya).
Pada Buku
Panduan Seminar ini biasanya disediakan halaman-halaman khusus untuk ucapan
terima kasih panitia kepada pihak-pihak yang membantu terselenggaranya seminar,
termasuk ucapan terima kasih kepada para sponsor.
Karena buku
panduan ini akan beredar ke banyak
orang maka para sponsor berlomba- lomba menjadikan buku ini sebagai media publikasi mereka untuk mengiklankan produk
atau perusahaannya.
Mengingat buku
ini akan menjadi ladang bisnis dan dapat menjadi sumber dana bagi pembiayaan
seminar, maka sebaiknya panitia mengemas Buku Panduan ini sedemikan rupa,
sehingga mempunyai daya tarik untuk para pemasang iklan.
Semakin banyak peserta seminar, tentu semakin luas pula
jangkauan promosinya, dan peluang ini
harus dimanfaatkan oleh panitia.
Penanganan
Buku Panduan ini harus mendapat
perhatian khusus dari Panitia, dalam
hal ini sekretariat sebagai dapurnya.
6) Kelengkapan Seminar
Kelengkapan-kelengkapan
seminar sebagaimana tersebut di bawah ini harus dipersiapkan oleh Sekretariat
dengan baik, jangan sampai terjadi kekurangan pada saat diperlukan, juga perlu diperhatikan mutu atau kualitas kelengkapan
seminar tersebut.
a)
Seminar Kit
Merupakan
kelengkapan mutlak dalam penyelenggaraan sebuah seminar, biasanya berbentuk tas
tangan (hand bag) atau map yang telah
diisi dengan bahan-bahan seminar (makalah) dan dilengkapi pula dengan note book dan alat-alat tulis. Makin
bergensi sebuah seminar, maka seminar kit-nya
jgua semakin bagus mutu dan kualitasnya.Belakangan ini, banyak panitia seminar
yang memberikan goody bag kepada
sebagai kantong penyimpanan seminarkit,
yang ukurannya disesuaikan dengan keperluan, didesain cantik dan menarik.
b)
Papan
Nama
Papan nama ini
diletakkan di atas meja Pemakalah, Moderator, Pembanding, Pengamat, dan Notulis, juga pada meja Penerima Tamu dan meja panitia,
kalau diperlukan di meja peserta juga disediakan papan nama.
Tulisan pada
papan nama tersebut harus dapat terbaca dengan jelas, untuk itu disarankan
menggunakan tulisan yang kontras dengan warna latar belakangnya.
c)
Name Tag
Name
Tag disediakan
sebagai identitas untuk para peserta dan dipakai selama seminar berlangsung,
selain nama peserta juga biasanya dicantumkan foto peserta, nama perusahaan
atau instansi yang bersangkutan.
Selain untuk
memudahkan komunikasi antarsesama peserta (bisa menyapa langsung
karena sudah melihat nama di name tag),
panitia dengan cepat dapat mencari atau mengenali peserta kalau sewaktu-waktu
diperlukan. Name tag juga disediakan untuk anggota panitia, dengan warna yang tentu berbeda dengan peserta seminar.
Ada dua jenis name tag, pertama yang dijepit atau
menggunakan peniti, dan jenis yang kedua adalah yang digantung, sekretariat
harus memilih name tag yang berkualitas bagus, dan tidak gampang copot atau
jatuh selama dipakai peserta, dan tulisan nama serta perusahaan/instransi peserta
harus tertulis rapi dan dapat dibaca dengan baik.
Untuk
kepraktisan, misalnya di antara peserta sudah saling kenal, maka ada panitia
yang memberikan name tag tanpa
mencantumkan nama, cukup mencantumkan “PESERTA” atau “PANITIA” saja.
d)
Sertifikat
Panitia Seminar
menyediakan sertifikat kepada para Peserta Seminar atas keikutsertaan mereka,
dan sertifikat juga diberikan kepada Keynote
Speaker, para Pemakalah, Pembanding, Moderator, dan Pengamat.
Selain sebagai
tanda keikutsertaan dalam sebuah seminar,
sertifikat juga merupakan
tanda kenang-kenangan bagi peserta, untuk itu perlu didesain sebaik
mungkin dengan mutu kertas dan cetakan yang prima, karena biasanya akan
disimpan lama atau dibingkai oleh peserta dan dipajang pada temapt yang pantas.
Pada sertifikat
tercantum nama dan gelar peserta seminar serta instansi atau perusahaannya, jadi diperlukan
ketelitian dan kecepatan secretariat dalam penyiapan sertifikat dan
penulisan nama, sebab sertifikat akan disampaikan pada saat seminar akan
berakhir.
Kata-kata dalam
sertifikat bisa dibuat dalam bahasa Indonesia, tapi banyak pula panitia seminar yang menggunakan
bahasa asing untuk kata-kata dalam sertifikat yang mereka keluarkan terutama
seminar yang berskala internasional atau yang banyak diikuti oleh orang asing
sebagai peserta.
7) Hasil Seminar
Hasil seminar
berupa konsep Rumusan Seminar yang telah dibuat oleh Tim Perumus dan dibacakan
pada saat sebelum penutupan seminar, harus segera dirapikan oleh sekretariat,
digandakan dan bersamaan dengan sertifikat, akan dibagikan kepada peserta.
Sekretariat juga
wajib mengirimkan hasil rumusan seminar tersebut ke alamat
peserta yang kebetulan sudah meninggalkan ruang seminar sebelum ditutup
secara resmi.
Secara resmi,
Hasil Rumusan Seminar beserta Rekomendasi Tindak Lanjutnya akan dikirim ke lembaga-lembaga dan instansi
terkait sebagai pertanggungjawaban ilmiah atau keilmuan dari lembaga
penyelenggara seminar.
2.7.
Tempat Seminar
1)
Gedung Seminar
Beberapa aspek
berikut perlu menjadi bahan pertimbangan dalam pemilihan lokasi gedung atau
tempat seminar.
a) Lokasi Gedung atau Tempat
Pemilihan lokasi gedung untuk seminar akan
berdampak pada sukses atau tidaknya sebuah seminar. Lokasi gedung seminar yang
strategis dan representative akan mengangkat citra seminar itu sendiri. Lokasi yang dipilih mempunyai
resiko kecil dalam kemacetan lalu lintas dan mempunyai banyak akses dalam
mencapai lokasi tersebut.
b) Kelengkapan Gedung dan Ruang Seminar
Kriteria pemilihan gedung dan ruang seminar
lainnya adalah penilaian terhadap kelengkapan gedung dan ruang seminar, apakah
memenuhi standar yang diperlukan untuk pelaksanaan sebuah seminar, misalnya
ketersediaan catu daya listrik yang cukup, pasokan air bersih, ketersediaan
kamar kecil yang memadai, dan sebagainya.
c) Biaya dan Sewa Gedung
Kalau sudah ada ketetapan untuk menyewa
gedung, maka panitia harus membuat perjanjian sewa menyewa dengan pemilik
gedung, dan dalam perjanjian tersebut dijelaskan secara rinci apa-apa saja yang
diperjanjikan, agar tidak timbul kesalahpahaman di kemudian hari, termasuk
fasilitas-fasilitas apa saja yang diperoleh panitia.
d) Keamanan Gedung
Keamanan lokasi tempat seminar memengaruhi
kenyamanan peserta seminar, pihak panitia harus selalu berkoordinasi dengan
pihak sekuriti agar keamanan lokasi gedung dan ruangan seminar dapat terjaga
dengan baik selama seminar berlangsung.
e) Parkir Kendaraan
Ketersediaan tempat parkir kendaraan bagi
peserta dan panitia harus terjamin, demikian juga dengan keamanan dan
keselamatan kendaraan terhinar dari hal-hal yang tidak diinginkan. Untuk itu
koordinasi dengan pengelola parkir perlu dilakukan panitia.
2) Ruangan Seminar
Ruangan seminar
yang baik adalah ruangan di mana orang-orang yang berada di dalamnya merasa
nyaman, sehingga semua upaya yang dilakukan adalah untuk menciptakan rasa
nyaman tersebut, termasuk dalam hal desain dan dekorasi ruangan serta penataan
tempat duduk peserta.
a)
Desain Ruangan
a.
Dalam mendesain sebuah ruangan seminar, sebaiknya
memerhatikan beberapa hal, yaitu:
b.
Tata tempat, yaitu kursi atau tempat duduk ditata sedemikian
rupa sehingga semua hadirin tidak terhalang pandangannya.
c.
Tata suara (sound system) yang baik, ditunjang dengan
akustik gedung yang sempurna, akan memberikan dampak positif kepada peserta
karena dapat mendengarkan pembicaraan Pemakalah, Moderator, maupun Peserta yang
berbicara.
d.
Tata cahaya (lighting), yaitu penerangan ruangan
seminar harus cukup memadai, tidak terlalu terang dan juga tidak terlalu suram,
sehingga peserta seminar betah berada di dalam ruangan.
e.
Ventilasi ruangan harus cukup, agar kesegaran udara dapat
dipertahankan, sehingga peserta tidak kekurangan oksigen yang dapat menimbulkan
rasa mengantuk.
f.
Tata udara, yaitu suhu udara atau temperatur yang ideal untuk
ruang seminar adalah berkisar antara 20-30 derajar Celcius.
b)
Dekorasi Ruangan
Dekorasi ruangan harus diusahakan
sesederhana mungkin dengan suasana yang sedikit lebih formal.disarankan untuk
tidak menggunakan warna-warna keras sebagai bahan dekorasi, dan tidak merias
ruangan dengan kesan meriah.
c)
Kelengkapan Ruangan Lainnya
a.
Ruang khusus, yaitu tempat khusus untuk Pemakalah, Moderator
atau tamu-tamu penting beristirahat atau menunggu acara seminar dimulai.
b.
Fasilitas untuk penyandang cacat.
c.
Tempat khusus merokok (smoking area).
d.
Pembatas ruangan.
e.
Tempat ibadah dan kamar kecil.
f.
Alat musik untuk menghibur peserta pada saat jeda atau makan
siang.
g.
Ruang makan untuk peserta seminar.
h.
Meja snack untuk peserta yang ditemptkan terpisah dari ruang
seminar, namun tidak terlalu jauh.
i.
Locker untuk penyimpanan
dan penitipan barang-barang milik peserta.
j.
Fasilitas sambungan internet.
k.
Kesiapan fasilitas dan petugas cleaning service.
l.
Hal-hal lain.
3)
Fasilitas Ruang Seminar
Untuk suksesnya suatu seminar, ruang
seminar tentu harus dilengkapi dengan berbagai fasilitas yang diperlukan
terutama oleh pembicara yang memaparkan makalahnya.
Fasilitas-fasilitas ruang seminar tersebut
antara lain:
a.
Tata Suara (Sound System)
Tata suara di ruangan seminar mempunyai
peranan yang penting dalam sukses tidaknya sebuah seminar, dengan tata suara
yang baik, suara pembicara dapat ditangkap dengan sempurna oleh para hadirin,
untuk itu pastikan peralatan ini berfungsi dengan benar, lakukan check and recheck.
Namun tata suara yang baik, tidak berarti
apabila tidak ditunjang dengan sistem akustik ruangan yang baik pula, dengan
akustik yang baik itu, maka suara dari luar dapat diserap dan suara dari sound system menjadi
lebih dominan.
b.
Pengeras Suara (Microphone)
Ada dua jenis alat pengeras suara, mikrofon
berkabel dan mikrofon tanpa kabel, mikrofon tersebut harus tersedia dengan
jumlah yang cukup, dan ditempatkan pada tempat yang tepat, dan hindari tindakan
memindah-mindahkan mikrofon terutama yang mempunyai kabel), karena dapat
mengganggu ketertiban jalannya seminar.
c.
Papan Tulis (Boards)
Papan tulis terdiri dari dua jenis, papan
tulis biasa dengan menggunakan kapur tulis dan whiteboard yang menggunakan spidol (whiteboard marker).
Untuk sebuah seminar penggunaan papan tulis kurang tepat, namun sekali-kali
masih diperlukan.
d.
Papan Tulis Kopi (Copyboards)
Fasilitas ini dapat menyimpan data yang
telah ditulis di papan tulis, baik dalam bentuk hard copy (langsung dicetak pada kertas) maupun dalam bentuk soft copy yang disimpan dalam compact
flash memory card.
e.
Lembaran Kertas (Flip Charts)
Flip charts merupakan
lembaran-lembaran kertas kosong seukuran kertas koran, yang bagian atasnya
dijepitkan pada papan penopang berbentuk kuda-kuda (easle).
f.
Proyektor (Overhead Projector=OHP)
OHP berbentuk sebuah kotak yang dilengkapi
dengan lampu yang dapat meamncarkan gambar dari transparencies atau materi benda tembus pandang lainnya. Penggunaan
OHP sebagai alat presentasi cukup efektif dan banyak dipakai sebelum
ditemukannya peralatan presentasi elektronik.
g.
Film (Slide Projector)
Alat peraga ini gampang dan fleksibel
digunakan, slide-nya
mudah dimasukkan dan diganti secara cepat, disesuaikan dengan
keperluan.pembicara dapat mengatur waktu kapan harus mengganti slide yang
kurang diperlukan dapat dengan mudah dilewatkan.
h.
Televisi dan Proyektor Video (Television
and Video Projector)
Penggunaan pesawat televisi dan video baik
untuk menggambarkan suatu konsep cerita hidup, tetapi ada baiknya
mempertimbangkan daya lihat peserta ditinjau dari penerangan dan jarak.
i.
Alat Presentasi Elektronik (Electronic
Presentation)
Peralatan electronic
presentation meliputi alat
peraga visual yang diciptakan pada sebuah komputer dengan menggunakan program
perangkat lunak (software) tertentu. Fasilitas presentasi ini mulai dari
yang sederhana seperti penggunaan slide yang tradisional sampai dengan multimedia yang canggih.
j.
Layar (Screen)
Layar diperlukan sebagai media penampil
gambar untuk menerima tayangan yang dipancarkan dari proyektor, biasanya
berwarna dasar putih dan ukurannya bermacam-macam tergantung keperluan,
sedangkan penampil gambar yang lain adalah layar monitor yang secara sistem
sudah tersambung dengan komputer, dan ukurannya juga bervariasi, tergantung
kebutuhan.
k.
Alat Penunjuk (Pointers)
Kadang-kadang pembicara perlu menggunakan
alat penunjuk, dan kalau menggunakan tangan atau jari dianggap kurang sopan, maka
dapat digunakan penggaris (yardstick), batangan alumunium, tongkat
kayu/bambu atau pensil, dan sekarang adanya alat penunjuk yang dinamakan laser pointer, (wireless atau bertenaga baterai) yang memancarkan cahaya sinar
ultra merah dan dapat dinyalakan oleh pembicara dengan sasaran ke layar
monitor, di samping juga bisa memanfaatkan mouse pointer.
4) Komposisi
Tempat duduk
Ruang seminar
bukan ruang pesta, jadi tidak ada penataan
dengan gayastanding, sebab setiap
peserta harus duduk di kursi mereka, dan juga jangan ada pengaturan tempat duduk
yang tidak dilengkapi dengan meja.
Berbagai
komposisi tempat duduk peserta diatur, sesuai dengan fungsi, kebutuhan , dan
ketersediaan ruangan serta jumlah peserta.
a) Ruang
Kelas (Class Room)
Pengaturan
tempat duduk di ruang seminar ini
mirip dengan ruang kelas sebuah sekolah,
jadi peserta yang duduk di depan dan ada yang dibelakang.
b) Melingkar (Meja Bundar = Round Table)
Para peserta
akan duduk dalam posisi melingkar, kalau diperlukan dapat dalam beberapa lapisan tempat duduk yang berjarak
hampir sama untuk setiap peserta dengan pembicara sehingga tidak ada efek
psikologis yang berarti.
c) Setengah
Melingkar (Theatre)
Penataan tempat
duduk setengah melingkar ini adalah posisi ideal, di samping dapat
memaksimalkan kapasitas ruangan, ada ruang yang cukup anatar panggung dengan
tempat duduk peserta.
d) Setengah
Melingkar Berundak (Amphitheatre)
Penataan dengan
gayaamphitheatre ini hanya dimungkinkan pada ruangan yang
lantainya didesai khusu untuk maksud tersebut, dimana tempat duduk peserta
yang di
belakang, lebih tinggu posisinya daripada yang di depannya.
e) Empat
Persegi (Square)
Penataan tempat
duduk peserta diatur menyerupai empat persegi panjang atau bujur sangkar,
tergantung dari panjang atau lebarnya ruang seminar.
f) Berbentu
Huruf “U” (“U” Shape)
Dalam penataan “U” shape ini ada peserta yang duduk
dalam posisi berhadap- hadapan dan ada yang langsung
menghadap ke panggng atau pembicara,
dan secara psikologis kurang menguntungkan, baik bagi
pembicara maupun peserta yang merasa terkotak-kotak dan tidak ada rasa kebersaman.
5)
Waktu
Seminar
Pertemuan ilmiah
seperti seminar, waktunya tidak terlalu lama, maksimal pelaksanan dua hari,
selain itu waktu pelaksanaan juga harus mempertimbangkan faktor- faktor
seperti cuaca dan musim.Adanya hari-hari libur nasional dan libur panjang kurang
tepat untuk melaksanakan seminar.Masalah keamanan juga sebagai bahan
pertimbangan dalam perencaanan waktu seminar, seperti kemungkinan adanya
kerusuhan, unjuk rasa, dan sejenisnya.
2.8. Persiapan Seminar
Dalam pelaksanaan
seminar, Yuzal dkk (2013:22) mengemukakan ada beberapa hal yang harus menjadi
perhatian untuk suksesnya sebuah seminar yang akan dijelaskan di bawah ini.
1)
Pengembangan tujuan dan tema
seminar
Semua buah pemikiran berupa tujuan dan tema
seminar dari si penggagas seminar perlu dirumuskan dan diuraikan secara jelas,
karena tema merupakan tujuan pokok seminar yang kelak akan dijabarkan menjadi
tujuan yang harus dicapai, sementara tema akan menentukan iklim dan suasana
seminar.Tujuan seminar merupakan rumusan yang jelas tentang manfaat yang ingin
dicapai oleh penyelenggara maupun peserta seminar. Sedangkan tema atau pokok
seminar adalah ide atau gagasan yang hendak disampaikan oleh penggagas atau
penulis makalah, sebagai maksud atau tujuan penulisan atau penyampaian makalah
yang dirumuskan dalam sebuah kalimat yang tidak terlalu panjang.
2)
Pokok bahasan atau topik seminar
Pokok bahasan atau topik seminar merupakan
inti utama dari seluruh isi sebuah makalah yang hendak disampaikan oleh
pembicara atau pemakalah dalam sebuah seminar. Pembahasan dalam sebuah seminar
tergantung makalah-makalah atau kertas kerja yang telah disiapkan sebelumnya
oleh para pemakalah, sesuai dengan pokok-pokok pembahasan yang diminga oleh
Panitia penyelenggara yang selanjutnya nanti akan didiskusikan dalam
seminar.
3)
Penggambaran umum profil peserta
seminar
Dari tujuan maupun tema seminar, sudah
diperoleh kira-kira siapa yang akan menjadi peserta seminar, dan gambaran yang
tepat mengenai profil calon peserta harus diperoleh agar tidak terjadi pengaruh
negatif terhadap hasil seminar.
4)
Pengembangan Format dan Desain
Seminar
Pengembangan format dan desain seminar
terkait dengan materi yang akan disampaikan, informasi apakah yang akan
dibawakan dalam seminar, sehingga dapat memenuhi harapan penyelenggara maupun
peserta.
5)
Pengembangan Strategi
Penyelenggaraan dan Logistik Seminar
Penyelenggara seminar akan berhasil bila
perencanaan dibuat sematang mungkin, perencanaan acara maupun perencanaan
logistik sebagai dukungan kegiatan.
2.9. Susunan Acara dan
Keprotokolan Seminar
Acara
harus disusun serinci mungkin , dengan memperhitungkan waktu yang tersedia
serta alokasi waktu untuk masing-masing sesi, susunan acara yang dibuat ini
dinamakan Plan A.
Penyusunan acara
juga harus menyiapkan susunan acara cadangan (Plan B) untuk
mengantisipasi terjadinya perubahan mendadak terhadap susunan acara yang telah
direncanakan semula. Rencana susunan acara oleh penyusun acara dikoordinasikan
terlebih dahulu dengan pembawa acara, karena pembawa acara yang nantinya
bertanggungjawab dalam hal ini.
1) Gladi Resik
Yuzal, dkk
(2013:133) menyatakan bahwa gladi resik (general repetition)
dilaksanakan untuk memantapkan persiapan pelaksanaan seminar yang dilaksanakan
sehari sebelum pelaksanaan seminar (H-1).
2) Keprotokolan
Dalam Kamus Besar
Bahasa Indonesia (2012:667), protokol adalah surat-surat resmi yang memuat
hasil-hasil perundingan. Panitia dapat mencari informasi tata cara keprotokolan
tersebut kepada instansi pejabat yang terkait, atau untuk tamu-tamu dari luar
negeri ke kedutaan negara yang bersangkutan.
3) Liaison Officer
Panitia harus
menyiapkan anggota-anggotanya yang diberi tanggungjawab menghubungi dan
mendapatkan kepastian atas kesediaan hadirnya seseorang yang diperlukan dalam
seminar yang diadakan, kalau perlu bertanggungjawab menjemput dan mengantar
mereka ke dan dari lokasi seminar. Anggota yang ditugaskan tersebut sebaiknya
dipilih mereka yang telah mengenal dengan baik orang yang dimaksud dan
bertanggungjawab terhadap seorang tokoh saja.
Misalnya:
“Ahmad” penanggung
jawab dan penghubung “Keynote Speaker”
“Burhan” penanggung
jawab dan penghubung “Pemakalah P”
“Cecep” penanggung
jawab dan penghubung “Pemakalah Q”
“Denny” penanggung
jawab dan penghubung “Pembanding R”
“Erwan” penanggung
jawab dan penghubung “Moderator Satu”
“Fajar” penanggung
jawab dan penghubung “Moderator Dua”
4) Penerimaan Tamu
Para peserta dan
tamu undangan seminar akan memasuki ruang seminar melalui pintu ruangan yang
dijaga oleh para penerima tamu. Sebagai frontliner, para penerima tamu tersebut haruslah berpakaian rapi
(berseragam), bersikap ramah dan sopan kepada para peserta dan tamu-tamu yang
akan menghadiri seminar.
2.10. Penyelenggara
Seminar
Panitia
penyelenggara seminar harus menyusun dan menyiapkan rencana kerja kepanitiaan
sebaik dan secermat mungkin, sejak dari persiapan, pelaksanaan, sampai dengan
pembubaran panitia.
Dalam
penyusunan rencana kerja ini, ada beberapa cara yang ditempuh oleh panitia
penyelenggara seminar.
Cara
yang pertama adalah Ketua Panitia menetapkan secara garis besar rencana
yang akan dilakukan dan perkiraan
anggaran yang tersedia, dan selanjutnya
setiap seksi atau unit kerja dipersilahkan membuat rencana kerja dan anggaran yang lebih rinci, untuk kemudian
dikomplikasikan menjadi rencana kerja kepanitiaan.
Sedangkan
cara kedua, setiap seksi atau
unit-unit kerja yang telah dibentuk,
membuat rencana kerja dan anggran sesuai kebutuhan mereka dan kemudian digabung
menjadi rencana kerja panitia
secara keseluruhan.
Rencana
kerja meliputi RENCANA KEGIATAN dan ANGGARAN.
1) Rencana
Kegiatan dan Check List
a) Rencana Kegiatan
Setiap jenis kegiatan
dalam rencana kerja, harus disertai dengan job
description pelaksana yang jelas dan terinci,
termasuk waktu pelaksanaan, dan biaya yang dianggarakan, person in charge yang bertanggung jawab untuk setiap jenis kegiatan.
b) Check List
Untuk memudahkan
pengecekan, Ketua Panitia harus membuat check
list, sehingga dapat diketahui progress setiap kegiatan yang
dilakukan oleh seksi-seksi
atau unit-unit kerja terkait.
Dengan adanya check list, bisa
dilakukan antisipasi untuk setiap kegiatan yang tidak atau belum sesuai rencana.
Dalam check list tercantum setiap jenis
kegiatan dan penanggung jawab kegiatan dimaksud, status/progress pada saat check list
dibuat, dan juga dicantumkan terget yang hendak dicapai.
c) Anggaran
Anggaran adalah rencana
semua biaya yang akan dikeluarkan dalam rangka penyelenggaraan sebuah kegiatan
seminar, sejak dari persiapan sampai dengan selseai dan diterimanya laporan
akhir oleh Pemberi Tugas.
Untuk penyusunan
anggran, ada dua pendekatan, yang pertama adalah besarnya dana yang akan
dikeluarkan oleh Pemberi Tugas berdasarkan kepada anggaran yang disusun dan
diusulkan oleh panitia, sedangkan
pendekatan yang lain, yaitu besarnya dana yang tersedia telah diteteapkan
terlebih dahulu oleh Pemberi Tugas, sehingga panitia tinggal
menyesuaikan anggaran dan programnya dengan jumlah dana tersebut.
2) Pendanaan
Setiap kegiatan
tentunya membutuhkan dana untuk pembiayaannya, demikian pula halnya
dengan penyelenggaraan seminar, pasti membutuhkan dana, yang besar kecilnya
tergantung kepada kegiatan yang dilakukan.
a)
Pendanaan dari Sumber
Internal
Pembiayaan sebuah
seminar dapat saja sepenuhny dibiayai dari sumber interna, yakni berasal dari
Pemberi Tugas, Panitia yang dibentuk tinggal menyesuaikan anggarannya dengan dana yang disiapkan oleh
si Pemberi Tugas dan kemudian mempertanggungjawabkannya setelah selesainya
seminar kepada yang memberi tugas.
b) Pendanaan
dari Peserta Seminar
Dana untuk pembiayaan
seminar juga sepenuhnya dapat berasal dari para peserta yang membayar untuk
mengikuti seminar. Panitia harus memperhitungkan dengan sangat hati-hati dan
cermat dalam memperkirakan jumlah dan kemampuan calon peserta seminar dan
kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi.
Dengan cara ini, Pemberi
Tugas tidak perlu menyiapkan dana, namun penuh risiko, karena tingkat
kegagalannya cukup besar dan panitia harus
siap menanggung kerugian
kalau jumlah peserta memenuhu target.
Kalau peserta seminar
harus membayar mengikuti seminar, maka harus di-manage dengan baik, berapa biaya mengikuti seminar yang harus
mereka bayar, tata cara pembayaran,
tempat pembayaran (via bank atau langsung di tempat seminar).
c) Pendanaan
dari Sponsor
Kegiatan sponsorship ini menguntungkan kedua belah pihak, penyelenggara seminar tidak
perlu mengeluarkan dana, sementara pihak sponsor dapat memnafaatkan event ini untuk melakukan promosi perusahaan mereka.
Pencarian calon sponsor
dapat dilakukan sendiri oleh panitia seminar atau diserahkan kepada event organizer yang memang bergerak
dalam bidang tersebut.
Sponsorship dapat juga berupa keikutsertaan para sponsor dalam Buku
Panduan Seminar, Spanduk, Backdrop,
Umbul-umbul, dan Banner, Sponsor
Konsumsi/Katering, Sponsor Olahraga (misalnya golf), Publikasi, Souvenir dan benda-benda cendera mata
lainnya. Para sponsor juga dapat memberikan sesuatu langsung kepada para
peserta seminar, misalnya buku,
majalah, surat kabar atau hasil produk sponsor, dan semuai
ini harus sepengetahuan dan pesetujuan panitia seminar.
d) Pendanaan
dari Berbagai Sumber
Sumber
dana untuk penyelengaraan seminar juga dapat dari berbagai sumber sebagaimana
disebutkan di atas. Banyak seminar yang didanai dari biaya internal dan
ditambah dari peserta yang membayar, atau dana internal dari berbagai sponsor,
atau dari peserta dan sponsor atau malah dari ketiga sumber tersebut.
3)
Biaya-Biaya
Biaya-biaya yang diperlukandalam penyelenggaraan sebuah
seminar, umumnya meliputi tiga
pos pengeluaran, yaitu biaya operasional, biaya perlengkapan dan sewa, serta
pembayaran honorarium.
a)
Biaya Operasional
Biaya operasuonal dikeluarkab untuk keperluan
berbagai kegiatan yang sifatnya operasional sejak dari waktu perencanaan,
pelaksanaan samapi dengan pembubaran Panitia Seminar seperti biaya-biaya rapat
panitia, biaya survei, perizinan, kontrak, biaya panitia/sekretariat
(transportasi, akomodasi, konsumsi), dan sebagainya.
b)
Biaya Perlengkapan dan Sewa-Sewa
Pembelian bahan, perlengkapan, dan sewa-sewa,
merupakan yang dikeluarkan panitia untuk keperluan berikut.
a. Kelengkapan
Seminar
Yang
meliputi anata lain, seminar kit, papan nama, name tag, sertifikat, formulir- formulir pendaftaran, publikasi dan
dokumentasi.
b. Pembelian
Peralatan Pendukung Seminar
Misalnya
pembelian alat tulis kantor dan peralatan
lain yang dibutuhkan sebagai
dukungan penyelenggaran seminar.
c. Biaya Konsumsi
Utamanya
adalah untuk kebutuhan konsumsi para peserta selama seminar berlangsung seperti
minuman, makanan ringan, makan siang atau makan malam.
d. Sewa-sewa
Seperti
pembayaran sewa gedung atau ruang seminar, sewa kendaraan, sewa komputer, printer, scanner.
e. Pembayaran
Honorarium
Pembayaran
honorarium adalah untuk para pemakalah moderator, pembawa acara, notulis,
pembuatan naskah makalh pengganti uang transpor
wartawan, dan petugas- petugas
tertentu dan tentu saja honorarium atau uang lelah anggota panitia.
Besarnya
honorarium telah ditetapkan sebelumnya, dan disesuaikan
dengan kriteria yang telah
disepakati bersama oleh panitia.
4) Untung Rugi
Pada
prinsipnya, dalam penyelengaraan sbuah seminar tidak dikenal istilah untung rugi secara finansial, sebab tujuan yang akan dicapai adalah
keuntungan yang bersifat immateriil, yang tidak dapat dinilai dalam bentuk uang atau materi.
Biasanya
dna penyelengaraan seminar sudah dianggarkan oleh Pemberi Tuigas dalam pos
tersendiri, sehingga tidak ada istilah “rugi” seperti sebuah kegiatan bisnis,
dan kalaupun pengeluaran melebihi dan budget
(anggaran) yang telah ditetapkan
itu merupakan risiko bagi Pemberi Tugas untuk menutupnya.
2.11. Unsur-Unsur
Yang Ada Dalam Seminar
Seminar
bukanlah hanya sebatas tukar pemikiran kemudian selesai, tapi banyak hal yang
perlu diperhatikan terhadap kegiatan seminar. Ada beberapa unsur yang mendukung
berjalannya kegiatan seminar. Unsur tersebut melibatkan tiga unsur,
diantaranya.
1. Unsur
Manusia
Unsur
manusia yang meliputi pemandu atau moderator, penulis, penyaji makalah dan
peserta. Pemandu atau moderator adalah orang yang akan mengatur jalannya
seminar, sehingga semua keputusan ada di tangan moderator.
Ketika ada
salah satu diantara peserta yang mau bertanya, maka harus mendapatkan izim dari
moderator, tidak sewenang-wenangnya kemudian menjawab. Sebaliknya juga, penyaji
ketika mau menyampaikan atau menjawab pertanyaan yang ditanyakan oleh salah
satu peserta, maka harus mendapatkan izin terlebih dahulu dari moderator untuk
menjawab pertanyaannya. Penulis atau notulis adalah orang yang menghasilkan
notulen dari hasil seminar.
Notulis akan
menyampaikan hasil dari seminar, segala sesuatu yang sudah disepakati bersama.
Notulis harus bisa dan mampu mencatat hasil seminar kemudian disampaikan atau
dilaporkan kepada para peserta seminar.
Dalam
seminar harus ada seorang penyaji yang akan menyajikan atau menyampaikan secara
detil terhadap para peserta tentang makalah atau tema yang diangkat pada
seminar. Penyaji adalah seseorang yang bisa dikatakan mampu menyampaikan materi
seminar, sehingga para peserta merasa puas terhadap acara seminar yang
diadakan.
Maka dari
itu, harus mencari atau mendatangkan seorang penyaji yang memang benar-benar
mampu dan berpengetahuan yang luas.Kegiatan seminar harus ada peserta seminar
karena tidak cukup hanya mendatangkan penyaji dan dihadiri moderator, akan
tetapi seminar harus dihadiri peserta. Sebab, penyaji akan menyajikan
makalahnya dan disampaikan kepada peserta seminar.
Peserta
merupakan orang yang hadir dalam acara seminar selain dari penyaji dan
moderator. Bisa juga dikatakan peserta adalah orang yang mendengarkan. Banyak
dan sedikitnya peserta menyebabkan tidak sukses dan semaraknya acara, memang
pada hakikatnya kesuksesan tidahlah bergantung kepada banyaknya peserta, tapi
peserta sebagai penunjang terhadap jalannya acara.
2.
Unsur materi yang meliputi masalah,
tema atau topik pembicaraa.
Sebelum
dilaksanakan sebuah seminar, terlebih dahulu harus mencari atau mendapatkan
masalah, sehingga bisa dijadikan bahan diskusi pada kegiatan seminar. Masalah
itulah kemudian diusung dan dibahas pada seminar. Tanpa mempunyai permasalahan,
maka acara seminar tidak mungkin berjalan, karena tidak ada yang mau dibahas.
Tema atau topik merupakan pokok kajian yang diusung pada kegiatan seminar. Tema
didapat setelah menemukan permasalahan kemudian lebih difokuskan ke dalam
bentuk tema. Tema sebagai roh permasalahan yang akan dibahas atau diurai secara
mendalam. Makalah yang dibuat oleh penyaji setidaknya harus berkaitan dengan
tema tidak boleh mengangkat makalah yang tidak ada kaitannya dengan tema.
Sebab, tema salah satu topik yang sudah disepakati untuk dijadikan bahan
diskusi.
3.
Unsur fasilitas
Meliputi ruangan, meja, kursi, alat-alat audio visual,
papan tulis, kertas dan sebagainya. Kegiatan seminar merupakan kegiatan dalam
bentuk resmi. Yang jelas membutuhkan ruangan yang sekiranya memadai terhadap
semua yang hadir. Selain itu, membutuhkan meja dan kursi sebagai tempat duduk
bagi penyaji juga peserta yang hanya membutuhkan kursi. Sebab, acara seminar
kalau peserta dan penyajinya duduk dalam bentuk lesehan, maka kurang menarik
acaranya. Apalagi memang tidak biasa seperti itu, beda dengan diskusi yang
dibentuk tidak formal mungkin tidak masalah jika tidak menggunakan kursi dan
meja. Yang penting ada tempat meski tidak dalam ruangan.
Alat-alat
audio visual dan papan tulis dibutuhkan oleh penyaji dalam acara seminar,
meskipun seringkali ketika acara resmi yang diadakan di gedung-gedung pertemuan
resmi tidak menggunakan papan tulis, akan tetapi papan tulis digunakan ketika
acara seminar yang diadakan di kelas oleh mahasiswa atau ketika seminar
proposal bagi mahasiswa semester 7 atau 8. Namun, dua alat tersebut harus ada
dan dipersiapkan sebelumnya, sehingga ketika penyaji membutuhkan alat tersebut
tidak akan kebingungan.Untuk melaksanakan seminar tentu diperlukan persiapan.
Persiapan tersebut harus menjawab pertanyaan siapa yang menjadi pelaksana
seminar, siapa penyaji makalahnya, siapa pesertanya, apa materinya, dimana
pelaksanaannya, dan fasilitas apasaja yang harus disediakan agar pelaksanaan
seminar tersebut dapat berjalan dengan lancar.
Sebelum
melaksanakan seminar sebaiknya dibentuk sebuah panitia pelaksana yang dipimpin
oleh seorang ketua, sekretaris dan bendahara ditambah dengan beberapa urusan
atau seksi. Urusan atau seksi yang dibentuk haruslah sesuai dengan kebutuhan.
Misalnya, harus ada seksi yang mengurus penggandaan makalah, surat-menyurat,
tanda peserta, piagam atau tanda keikutsertaan. Demikian pula harus ada seksi
yang mengurus fasilitas seminar seperti soal tempat, meja, kursi, papan tulis,
alat-alat audiovisual, dan sebagainya. Jika seminar dilaksanakan lebih dari
satu hari, perlu pula seksi yang mengurus akomodasi, transportasi, dankonsumsi.
Agar pekerjaan panitia dapat berlangsung tertib dan lancar, maka panitia
seminar harus dapat merumuskan tugas-tugas yang harus dikerjakan, dan siapa
saja orang yang bertanggungjawab melaksanakannya.
Tugas-tugas
itu misalnya menyangkut soal siapa yang menghubungi penyaji makalah, tema apa
yang disajikan, berapa biaya yang dibutuhkan dan dari mana sumbernya, siapa
saja yang menjadi peserta dan apasaja kewajibannya, kapan dan dimana seminar
dilaksanakan. Baik panitia mau punpenyaji hendak nya memperoleh gambaran unsur
manusia yang terlibat di dalam seminar tersebut. Aktivitas untuk memperoleh
gambaran itu penting agar mereka yang terlibat didalamnya mengetahui sifat dan
sikap masing-masing.
2.12. Kelebihan Dan Kekurangan Seminar
Seminar memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan, yaitu
sebagai berikut:
1)
Kelebihan
seminar
Adapun kelebihan dari sebuah seminar yaitu:
a)
Membangkitkan
pemikiran logis
b)
Mendorong
analisis menyeluruh
c)
Prosedurnya
dapat diterapkan untuk berbagai jenis problema
d)
Membangkitkan
tingkat konsentrasi yang tinggi pada diri peserta
e)
Meningkatkan
ketrampilan dalam mengenal problema
2)
Kekurangan
seminar
Adapun kekurangan dari sebuah seminar yaitu:
a)
Membutuhkan
banyak waktu
b)
Membutuhkan
pimpinan yang terampil
c)
Sulit
dipakai bila kelompok terlalu besar
d)
Mengharuskan
setiap anggota kelompok untuk mempelajari terlebih dahulu
e)
Mungkin
perlu dilanjutkan pada pada diskusi yang lain
2.13. Manfaat Diselenggarakannya Seminar
Manfaat diselenggarakannya seminar
bagi para peserta adalah sebagai berikut:
1)
Ladang Mencari Ilmu
ketika mengikuti seminar, Wawasan kita semakin luas. Karena
selain kita mendapatkan materi seminar atau workshop dari narasumber /
pembicara, kita juga banyak mendapat ilmu dari temanteman di tempat seminar
dari diskusi-diskusi yang kita lakukan.
2) Tempat
Menambah Teman
Dengan mengikut seminar,secara tidak langsung kita mengenal
peserta seminar dari diskusi-diskusi yang kita lakukan. karena dari
diskusi-diskusi yang kita lakukan maka akan membuat kita saling mengenal satu
sama lain.
3) Menambah
Pengalaman
“Pengalaman adalah guru terbaik ” , Dalam seminar atau
workshop yang kita lakukan akan memberikan pengalaman yang diperoleh dari
pengalaman-pengalaman dari peserta-peserta seminar.
4) Meningkatkan
Kepercayaan diri & komunikasi
Hal ini sangat penting karena bagaimanapun Percaya diri
& komunikasi adalah bagian dari kemampuan softskill , jadi mau
tidak mau setiap individu harus memilikinya.
Adapun didalam seminar , Kepercayaan diri dan Komunikasi
kita baik secara langsung maupun tidak langsung akan mengalami peningkatan.
Kita pasti akan berdiskusi dengan teman-teman di samping kita bahkan kita
langsung bertanya kepada pembicara. Sehingga yang tadinya orangnya malu- malu
menjadi percaya diri.
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Seminar adalah
suatu pertemuan ilmiah untuk menyelidiki dan membahas suatu masalah yang
menyangkut kepentingan bersama dan mendesak dengan berpijak pada prasaran dari
sudut pandang tertentu di bawah pimpinan mahaguru atau orang ahli sehingga
terumuskan pemecahan yang akurat. Ruang
lingkup seminar ada tiga yaitu seminar
lokal, seminar nasional dan seminar
internasional.
Para Pelaku Seminar
antara lain Pembawa Acara, Keynote Speaker, Moderator, Notulis, Pengamat, Pemakalah, Pembanding atau Penyanggah, Peserta,
Tim Perumus. Kemudian Persiapan Seminar antara lain sebagai berikut:
1)
Pengembangan tujuan dan tema seminar
2)
Pokok bahasan atau topik seminar
3)
Penggambaran umum profil peserta seminar
4)
Pengembangan format dan desain seminar
5)
Pengembangan strategi penyelenggaraan dan logistik seminar
DAFTAR PUSTAKA
Djajendra. 4 Januari 2014. DJAJENDRA CORPORATE
MOTIVATOR (online). http://djajendra-motivator.com/?p=8217, diakses 03 Maret 2019.
Kamdhi J.S. 2003. Terampil Berargumen Pembelajaran Bahasa dan Sastra Indonesia untuk SLTA
kelas 3. Jakarta: Grasindo.
Tim Pustaka Phoenix. 2012. Kamus Besar Bahasa Indonesia(Edisi Baru). Jakarta: PT Media Pustaka Phoenik.
Trianto Agus. 2007. Pasti Bisa Pembahasan Tuntas Kompetensi Bahasa Indonesia untuk SMP dan
Mts kelas VIII Standar Isi 2006.
Jakarta: Erlangga.
Yuzal, Indra dkk. 2013. Panduan Praktis Seminar.
Jakarta: Rajawali Pers
Berikut Saya Lampirkan Makalah Dalam Bentuk PDF Bisa Di DOWNLOAD DISINI
Video Presentasi Bisa Di Tonton di bawah ini
File PPT Bisa Di DOWNLOAD DISINI
Berikut Saya Lampirkan Makalah Dalam Bentuk PDF Bisa Di DOWNLOAD DISINI
Video Presentasi Bisa Di Tonton di bawah ini
File PPT Bisa Di DOWNLOAD DISINI
test
ReplyDelete